Office meets Web – Transparenz und Flexibilität für Ihre komplexen Dokumente

Wissen Sie genau, welche Präsentationen, Schulungsunterlagen und Handbücher mit welchen Inhalten in Ihrem Unternehmen existieren? Verwenden alle Mitarbeiter immer die neuesten Versionen und halten sich exakt an die vorgegebenen Layouts? Schaffen Sie es, neue Telefonnummern oder ein neues Layout in allen Unterlagen problemlos zu aktualisieren? Sollten Sie diese Fragen noch mit „Nein“ beantworten müs-sen, finden Sie im folgenden Artikel möglicherweise die Lösung für diese Herausforderungen.
In vielen Unternehmen wird mit zahlreichen Präsentationen, Handbüchern, Dokumentationen und Schulungsmaterialien gearbeitet, meist in gängigen Office-Formaten wie MS Word oder PowerPoint. Oft werden diese Unterlagen von mehreren Autoren erstellt, was dazu führt, dass zahlreiche mehr oder weniger aktuelle Versionen mit unterschiedlicher Formatierung auf einem Fileserver oder gar verschiedenen Arbeitsplatzrechnern liegen. Den Überblick über alle Unterlagen hat meist niemand mehr.
EDITS Web verbindet den Komfort gewohnter und bekannter Arbeitsplatzanwendungen wie MS-Office oder PowerPoint mit den Vorteilen einer modernen Webanwendung wie zum Beispiel der Zugriff über Standard-Webbrowser vom jedem internetfähigen Rechner aus oder umfangreiche Möglichkeiten der Zusammenarbeit in verteilten Teams.

EDITS Web ist für Unternehmen interessant, die Unterlagen wie Präsentationen, Schulungsmaterial oder Handbücher mit den MS-Office oder OpenOffice Produkten erstellen. Mit EDITS Web werden Layout, Struktur und Inhalt voneinander getrennt gepflegt, modular in einer Datenbank abgelegt und bei Bedarf zu kompletten Unterlagen zusammengeführt. Dabei arbeiten sowohl Layouter als auch Autoren mit den ge-wohnten Office-Programmen und müssen sich nicht in neue Editoren einarbeiten. Das Design der Unterla-gen wird einmalig CI-konform angelegt und von den Autoren nur mit Inhalten befüllt. Autoren, die mit Formatierungen in Word oder PowerPoint auf Kriegsfuß stehen, müssen sich mit EDITS Web keinerlei Ge-danken mehr darum machen; und besonders kreative Autoren haben keine Möglichkeit mehr, das unter-nehmensweite Design Ihrer Unterlagen mit eigenen Farben oder Schriftarten zu verändern – EDITS Web blendet die verfügbaren Formatierungsoptionen in Word oder PowerPoint einfach aus. Dies stellt ein ein-heitliches Erscheinungsbild aller Unterlagen sicher.

Alle Inhaltsbausteine, Formatvorlagen sowie wiederverwendbare Grafiken und Texte werden zentral in ei-ner Datenbank abgelegt. Die entsprechenden Rechte vorausgesetzt, hat jeder Mitarbeiter via Internet Zugriff auf die bestehenden Kapitel, Folien oder Grafiken und kann diese in neuen Unterlagen wiederver-wenden. Die integrierte Volltextsuche und die strukturierte Suche ermöglichen ein schnelles Auffinden vor-handener Inhalte. Doppelerstellungen oder die Verwendung alter Versionen kann so verhindert werden.

Müssen alle Unterlagen aktualisiert werden, z. B. weil sich die Telefonnummer geändert hat oder eine neue Schriftart verwendet werden soll, werden oft noch Wochen später veraltete Präsentationen vorgeführt oder Dokumente verschickt. Mit EDITS Web sind Ihre Unterlagen nur noch einen Knopfdruck vom neuen Layout oder der neuen Telefonnummer entfernt. Dank automatischer Aktualisierung werden Änderungen nur an einer zentralen Stelle gepflegt und automatisiert in alle Unterlagen übernommen.

Der Vorgänger von EDITS Web wurde von der Volkswagen Coaching GmbH für die interne Verwaltung der eigenen Seminarmittel entwickelt. Die Programmierer orientierten sich strikt an den praktischen Anforderungen der Autoren und schufen so ein innovatives und pragmatisches System, welches schnell auch in anderen Großunternehmen wie Deutsche Telekom oder Audi Beachtung und Einsatz fand. Um die EDITS-Architektur zu modernisieren und webfähig zu machen, wurde die Software auf die SOA-fähige Java-Mehrschichtarchitektur open-EIS (www.open-eis.com) der Community4you GmbH migriert und um weitere Funktionen wie Offline Client für netzwerkunabhängiges Arbeiten, Versionierung, Workflows, Mehrsprachigkeit sowie XML- und DocBook-Fähigkeit ergänzt. Im Juli 2007 ging neben der Weiterentwicklung auch der Vertrieb von EDITS Web auf die Community4you über.

EDITS Web wird auf der Learntec in Karlsruhe vom 29.01.bis 31.01.2008 der breiten Öffentlichkeit vorgestellt. Einen tieferen Einblick können Sie sich schon heute unter www.editsweb.com verschaffen.


Quelle: Community4you GmbH / pressbot.net

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WWW	:	http://www.open-eis.com
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13.12.2007 - 0:00 Quelle: pressbot.net | Gelesen: 110 X