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Den eigenen Presseverteiler schrittweise richtig aufbauen

presseverteiler-optimierenDie Pressearbeit wird in zahlreichen Firmen immer wichtiger, da sie preigünstig ist und mit Presseaktionen für Aufmerksamkeit bei der Zielgruppe sorgt. Bei den Presseaktionen handelt es sich um Pressemitteilungen und Interviews.Der Mittelpunkt einer erstklassigen Pressearbeit ist der Presseverteiler. Im Presseverteiler stehen die Kontakdaten der Medienfirmen wie Zeitungen, Magazinen, TV-Sendern und Radiosendern. Der Verteiler muss jedoch effizient aufgebaut sein, um mit seinen Presseaktionen die Basis für den Erfolg zu bilden.

 
Zielgruppen

Je nach angesprochenen Zielgruppen müssen unterschiedliche Medien genutzt werden. Wer zum Beispiel eine Werksbesichtigung veranstalten möchte, der sollte eine Pressemeldung in der lokalen Zeitung veröffentlichen. Im Gegensatz dazu sollten Meldungen wie “Neues Elektroauto mit 300 Kilometer Reichweite” in der Fachpresse publik gemacht werden. Der Presseverteiler sollte unterschiedliche Medien beinhalten.

Entsprechend der Zielgruppe wird dann die Meldung zielgerichtet bei Tageszeitungen, Fachmagazinen, Radiosendern oder TV-Sendern veröffentlicht. Die Medien werden ausgesucht und damit kleine Verteiler zusätzlich aufgebaut. Freie Journalisten mit bekannten Namen sollten berücksichtigt werden, da diese mit Redaktionen zusammenarbeiten und zum Beispiel zu einem neuen Produkt einen interessanten Zeitungsartikel schreiben können.

 
Daten eines Presseverteilers

Die Daten in einem Presseverteiler sind elementar wichtig und sollten immer aktuell sein. Der Verteiler sollte auf jeden Fall die folgenden Grunddaten enthalten:

  • Medien-Name (z.B. Name der Regionalzeitung)
  • Addressquelle
  • Name und Vorname des Ansprechpartners
  • Resort
  • Anschrift
  • Regional/ Überregional
  • Faxnummer / Telefon-Nummer
  • Handynummer
  • E-Mail-Adresse
  • Webadresse
  • Hauptinteressen (Sektor)
  • Angaben über bislang erschlossene Kontakte
  • weitere Statistiken z.B. zur Auflage, Reichweite, Zielgruppe
  • letzte Korrespondenz
  • Redaktionsschluß

Es sollten Funktionen eingerichtet werden, mit denen es möglich ist, schnell Adressen nach vorgegebenen Kriterien zu finden. Wenn es sich um einen kleinen Presseverteiler handeln sollte, hilft es schon die Adressen der Lokalzeitungen zum Beispiel mit einem “LZ” zu kennzeichnen. Jedes Medium sollte ein eigenes Kontaktfeld haben, in dem zentrale Daten wie der Redaktionsschluss oder Sonderthemen stehen.

 
Presseverteiler Software

Idealerweise nutzen Sie zur Verwaltung Ihrer Pressekontakte eine CRM-Software (Customer-Relations-Management Software > Kundenverwaltung). Meist haben Sie dort viele Selektions- und Speichermöglichkeiten. Diese Tolls sind meist sehr mächtig und sicher nicht für eine kleine PR-Agentur geeignet. Wenn Sie etwas im Netz recherchieren, sehen Sie, dass es auch viele kostenlose OpenSource-Lösungen gibt (z.B. vtiger.de). Alternativ suchen Sie im Web nach Newslettersoftware. Auch dort gibt es OpenSource-Skripte. Test Sie jedoch ausgiebig die jeweilige Lösung (meist werden DEMOs angeboten). Ein späterer Umstieg ist später oft nur mit einem hohen Aufwand möglich.

Achten sie darauf, dass die Software deutsche Sprache unterstützt und möglichst flexibel ist. Wir empfehlen kostenpflichtige Lösungen für ca. 100-150,- EUR einmalig. So kann man sich auch bei techischen Problemen auf einen Support verlassen, was bei kostenlosen Tools nicht immer der Fall ist.

Weiterhin sollte eine Bouncing-Funktionen zur automatischen Entfernung defekter Mail-Adressen integriert sein, dies sorgt für einen hohe Qualität Ihres Verteilers, ohne “tote Adressen”.

 
Presseverteiler Adressen

Die Adressen der Medien liegen praktisch vor der Haustür, denn Zeitungen und Magazine enthalten die Anschriften der Redaktionen. In den Zeitungen und Magazinen befinden sich die Adressen meist im Impressum auf eine der letzten Seiten. Die Presseverzeichnisse sind weitere Quellen für Adressen. Beispielsweise zählt das Angebot von zimpel.de 90.000 Ansprechpartner von mehr als 18.000 Medien und zusätzlich 40.000 Sonderthemen. Zimpel ist allerdings nicht kostenlos, steht jedoch in zahlreichen Büchereien kostenfrei zur Verfügung. Natürlich können Sie auch andere kostenpflichtige Dienste (z.B. Schober) zwecks Adresskauf nutzen.

 
Presseverteiler Pflege

Der Presseverteiler sollte auf einer Datenbank basieren (meist MySQL) und die darauf befindlichen Daten gilt es ständig zu akualisieren. Ein nicht gepflegter Verteiler ist schlecht für die Pressearbeit. Die Medien sollten am besten alle drei Monate angeschrieben werden, um zu erfahren ob die Adressen noch aktuell sind. Die Pressemappe sollte ein Aktualisierungsformular enthalten. Nur wer den Verteiler richtig pflegt, hat die Gewissheit stets die korrekten Adressen zu haben.


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